1、信端（Heading）
信端即信头，一般包含写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包含发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家里有的信端甚至还有单位负责人的名字、职务和职称等。 信端的目的是使收信人一看便了解信件来自什么地方，何时发出，便于复信和查阅。用普通的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适合多向右移一些，使整个信端的重点落在右上角。
信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从当前情况来看，前者更为常用。使用并列式时，每行开头要左对齐；使用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。比如：
（1）并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035Peoples Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
（2）斜列式（Indented Form）
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
Peoples Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
写信端时，先写发信人的地址，地址的名字按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往海外寄的信，还要写上国家的名字；国家名字的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。假如写信人的地址是机关单位的名字，则将它作为第一行。假如写信人的单位没门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名字；第二行写系、科、室名字；第三行写学校名字；第四行写市（县）、省（州）名字；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
假如用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但目前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别应该注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名字之后总是写有字母或数字（如 New York, 103），表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法，应注意以下几个方面：
①年份应完全写出，不可以简写。
②月份要用英文名字，不要用数字代替。
③月份名字多用公认的缩写式。但 May, June, July, 由于较短，不可缩写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好使基数词，简单明了。
日期可有下列几种写法：
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中，①最为通用。
2、信中国大陆址（Inside Address, Introductory Address）
信中国大陆址收信人的名字和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左侧顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式维持一致。第二序是，先写收信人名字、头衔和单位名字，占一二行，然后写地址，可占二至四行，比如：
①并列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.称呼（Salutation）
对收信人的称呼应自成一行，写在低于信中国大陆址一二行的地方，从信纸的左侧顶格开始写，每一个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语应该注意以下几个方面：
①对没头衔的男士一般称呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，比如对的称呼，应该是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若称呼多个男士，则在名字前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 。对一般以人名为名字的公司和企业常用这种称呼，比如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。
②对女人一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的老公的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不需要在名字前 Madame 此词可以单独用或加在老公的名字之前 Mrs. 没复数形式。若称呼多个女人，则在名字前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名字的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用姓于的氏之前或姓氏和名字之前，一般不需要于名字之前。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名字，不分性别。比如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General 。这类称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④对姥爷函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir 和 My dear Sir等。Gentlemen 之前不可以加 Dear， 后面也不可以带名字。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier1， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男士君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女人君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty2 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男士和女人，其复数为 Your Majesties3。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness 。
收信人称呼
先生（男性）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐统称Ms.
夫妇两个人Mr.and Mrs.
两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子（已婚）Mesdames
两位或两位以上小姐（未婚）Misses
容易见到的头衔（汉英对照）如下：
教授Professor
博士Doctor
医学博士Medical Doctor
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长Vice4 Chairman
副总统或副校长Vice President
首相Prime Minister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院长Director,Dean
副院长Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
馆长Chief Librarian,Curator
阁下Excellency
神甫Father
4.信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般单刀直入，内容简单明了，条理了解。在写私人信件时，信写好之后若有哪些遗漏，可用 P. S.表示补叙。
5.结束语（Complimentary5 Close）
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定比如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：
Yours truly, Yours faithfully,Yours sincerely， 等等。
写给上级和长者的信一般可用：
Yours respectfully, Yours obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。
写给同志或同事的信一般可用：
Fraternally yours, Comradely yours，等等。
写给熟人或朋友的信可用：
Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly7, Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。
写给亲属或挚友的信一般用：
Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted6 friend, Devotedly, 等等，意即：你的、永远是你的、你的亲爱的、你的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母） 、你的挚友等。
写给挚友的信有时也可用：
Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
写信给挚友，表示歉意时，可用：
Contritely8 yours, Regretfully yours, Yours in regret, Yours in deep remorse9 等。
在欧洲一些国家，多把Yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 Sincerely 等词之后。Yours 一词有时也可省略。
6.签名（Signature）
信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女人，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便他们回信时了解怎么样称呼。有些还有署名后写上我们的职称、职务或头衔
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，比如：
Enc: Resume
Encls:Grade Certificate
8.再启（Postscript10, 缩写为 P. S.）
再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽可能少用，正式的函件中更应防止用。
9.私人和公务信函--需要注意的地方
第一，写信者应设身处地想到他们，尊重他们的风俗习惯。
第二，英文信应该行文流畅、言简意赅，防止冗长。这就是说，写信者应用尽量少的文字表达其需要传递的信息，而且写信者应将它所需传递的信息表达了解，以免他们产生误解。信件交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要防止伤害他们感情，措辞上多使用些礼貌婉转词汇。
最后，除去防止语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。常见的起首语有：
1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.
2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.
3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.
4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.
5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.
6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say
7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.
8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!
9)It is always a thrill to see your nice handwriting.
10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me .
11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that
12)I wish to apply for teaching position you are offering.
13)I am too excited and delighted at your good news.
14)I am very obliged to you for your warm congratulations.
15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.
常见的结束语有：
1）Awaiting your good news,
2)Looking forward to your early reply,
3)Hoping to hear from you soon,
4)We await your good news.
5)I hope to hear from you very soon.
6)We look forward to your reply at your earliest convenience.
7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.
8)Your early reply will be highly appreciated.
9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.
10)The help you give me is sincerely valued.
11)I hope everything will be well with you .
12)Please let us know if you want more information.
13)I hope you always enjoy yourself.
14)I wish you very success in the coming year.
15)Please remember me to your family.
16)With best regards to your family.
17)All the best.
18)With love and good wishes.
